Při organizování takové velké události, jako je svatba, je třeba postupovat s chladnou hlavou a strategicky. Poradíme vám, jak mít v plánování přehled.
Pořádání akcí je zábava, když v něm máte pořádek, ale může to být také pořádně stresující chaos. Záplava lepicích papírků, poznámek v peněžence i v mobilu, zapadlé e-maily, zapomenuté nápady, ztracené kontakty, prošvihnuté termíny. Že tohle nechcete? Takže, jak na to lépe?
Vezměte si příklad z profesionálů. Elektroničtí pomocníci jsou dnes pravou rukou i pro celou řadu svatebních koordinátorů a agentur.
Víte, že? I agenturu nebo své svatební místo můžete vybírat podle toho, jestli funguje on-line a používá moderní technologie. Neboje se jich zeptat.
Pro svatební profíky
Milí provozovatelé svatebních míst a agentur, toto téma je jako stvořené také pro vás! Co vám digitalizace vašeho byznysu přinese?
- Především opravdu ten pořádek. Když si pořídíte správný nástroj, můžete každou zakázku přehledně evidovat, hlídat si termíny, nezbytné pracovníky a zásoby či inventář, uvidíte potřebné kontakty a to, v jaké fázi se který úkol nachází. Obvykle máte jako na dlani veškerou komunikaci s klientem a vidíte všechny změny.
- Ale také zjednodušení procesů. Když budete mít automatický rezervační systém, budete pro zákazníky transparentní a domluvíte se rychleji. Když budete vystavovat a podepisovat elektronické smlouvy s klienty a dodavateli on-line, v podstatě se tak můžete zbavit téměř všech papírů.
- A dokonce mnoho úkolů nemusíte vůbec dělat. Jsou třeba nástroje, které se umí spárovat s vaším webem a objednávky se vám pak automaticky převedou do aplikace.
Nejen, že tak ušetříte čas, který můžete využít na svůj rozvoj, rodinu, ale i sledování svatebních trendů, novinek a na těsnější kontakt se zákazníky, ale zajásá také planeta.
TIP: Znáte Qvamp? Je to český online nástroj, který vyvinuli evenťáci pro evenťáky. Na jeho vývoji se podíleli lidé z praxe, třeba i z oblíbeného zámeckého hotelu Chateau Mcely. Je vhodný pro svatební místa, v průběhu roku bude uzpůsoben i pro další svatební dodavatele. Je tvořen s důrazem na funkčnost a praktickou stránku, je přehledný a je jednoduché si jej pořídit. A není nijak předražený, což je v dnešní pocovidové době také podstatné hledisko.
Opravdu, bez dobrého technologického pomocníka pro plánování se profesionál už neobejde. Kromě toho pro úplnou digitalizaci zvažte například také on-line schůzky či konzultace.
Chytře pro nevěsty
Jako nevěsta si Qvamp ani jiný podobný nástroj sice kupovat nebudete, pro jednotlivce je to opravdu zbytečné – koneckonců ani pro ně určeny nejsou. Ale od zkušených event manažerů se můžete inspirovat tím, že si budete každý úkol a každou splněnou položku evidovat.
Určitě si ke každému úkolu poznačte:
- termín splnění
- kdo se na úkolu má podílet (vy, snoubenec, maminka…)
- kontakty na dodavatele
- další potřebné termíny (složení zálohy, datum prohlídky, ochutnávky atd.)
- fázi, v jaké se daný úkol nebo jeho část právě nachází
A můžete k tomu využívat i některé bezplatné nástroje. Například:
- Asana vám pomůže s plánováním úkolů, můžete si je řadit podle fáze, v které zrovna jsou, nechat si je připomínat e-mailem a barevně označovat.
- Doporučujeme i naši mobilní aplikaci Bride Advisor, kde vidíte přehledně své položky rozpočtu, máte sestavený harmonogram příprav a můžete si psát poznámky a odkazy. Podrobnosti si přečtěte v našem starším článku.
- Ku pomoci vám mohou být také Google dokumenty a kalendář.
- Se svatebními hosty buďte v kontaktu přes sociální sítě, nebo jim naservírujte všechny praktické informace přehledně na vašem svatebním webu.
- Pokud raději používáte papír, tak si pořiďte podrobný papírový diář s opravdu velkým prostorem pro poznámky.
Trendy sociální sítě
Moderní svatba je také úzce spojena se sociálními sítěmi. V roce 2023 bude podle trendsetterů a znalců vládnout TikTok. Sdílejte se svými přáteli krátká videjka a fotky ze svatebních příprav, udržujte je ve střehu a natěšené.
Profesionálové se často prezentují na Instagramu, protože tam můžete sledovat ty nejlepší fotky. Doporučit chceme také Pinterest, nepřebernou studnici nápadů a inspirace. Vytvářejte si nástěnky s nápady, odkaz na každé téma si přidejte třeba do svého úkolu v Asaně nebo Bride Advisoru, ať ho hned vidíte a můžete se inspirovat.
Zdroj fotografií: Unsplash.com, Qvamp.com
